建設業許可の更新手続き｜定款のコピーは必要？ホチキスや5年間変更なしの時の実務ルール
「5年に一度の建設業許可の更新時期が来たけれど、定款のコピーって提出するんだっけ？」「原本のホチキスを外してコピーを取るべき？」
毎日忙しい建設業の社長や事務員の皆様、役所の書類手続きは細かいルールが多くて手が止まってしまいますよね。この記事では、福島県知事許可の更新手続きにおける
「定款の正しい扱い」と「提出書類のホチキス・クリップのルール」について解説します。
1. 【結論】5年間何も変更がなければ、定款の提出は「不要」！
「5年間何も変わっていなければ、前回のコピーを出せばいいの？」という疑問ですが、
結論から申し上げますと、過去5年間で定款の内容に何も変更がなければ、そもそも定款のコピーを提出する必要はありません。福島県の発行する手引き（許可申請に必要な書類一覧）において、更新時における定款の提出区分は
「△（変更がある場合のみ提出）」と規定されています。
💡 つまり実務では…
前回の申請（または過去5年間の変更届）から、会社の「商号（社名）」「目的」「本店の所在地」「発行可能株式総数」などの定款記載事項に一切変更がなければ、今回の更新申請での定款提出は丸ごと省略できます。当時のコピーを引っ張り出して提出し直す手間は不要です。
2. もし5年間に変更があった場合：定款コピーの「ホチキス」ルール
万が一、この5年の間に「新しい工事の業種を追加するために、会社の目的に文言を付け足した」などの定款変更があり、今回定款のコピーを出さなければならない場合、
コピーの取り方や留め方に注意が必要です。
原本のホチキスは外すべき？
会社にある定款の原本は、ホチキス留め（または製本テープで袋とじ）されているのではないでしょうか。
この原本のホチキスは、絶対に外してはいけません。原本をバラしてしまうと、その定款の真正性が疑われるリスクがあります。
コピーを取る際は、原本のホチキスを外すのではなく、ページをうまくめくりながら、全ページを綺麗にA4サイズでコピーしてください。（※裏面に文字や割印がある場合は、裏面のコピーも必須です）
提出するコピーはホチキス留め？それともクリップ？
ここが一番間違いやすいポイントです。福島県の建設業許可申請では、書類全体の提出ルールとして
「原則としてホチキス留めはせず、クリップで留めて提出すること」が手引きで明確に指定されています。
🚨 窓口でハネられる実務の盲点
良かれと思って、定款のコピーをホチキスでパチンと留めて役所の窓口（各建設事務所）に持っていくと、「ホチキスを全部外してクリップで留め直してください」と指導されます。役所の担当官が書類をデータスキャンしたり、審査の過程でバラして確認したりするためです。
そのため、提出用の定款コピーはホチキスをせず、他の申請書類一式と一緒に
大きめのクリップでまとめて提出するのが実務の正解となります。
まとめ：更新時の細かなルール
建設業許可の更新は5年に一度しかありません。「定款はいるんだっけ？」「ホチキスは？」「決算変更届は5年分全部出してる？」など、いざ手続きをやろうとすると、手引きに載っていない細かな「実務のローカルルール」に振り回され、貴重な現場の時間が削られてしまいます。
※留意事項
当ブログの記事は、行政書士試験合格者としての学習・研究の一環として作成したものです。現時点では行政書士登録前の立場であり、専門家としての助言や業務提供を目的とした内容ではありません。最新の法改正や個別事情については、必ず行政庁や専門家へご確認ください。
